Zeit- und Materialabrechnung vs. festes Projektkosten-Modell

Als leidenschaftliche Verfechter der agilen Softwareentwicklung passt das Zeit- und Materialmodell sehr gut zu unseren Arbeitsmethoden. Besonders gut gefällt uns die Flexibilität, das es in eine Projektentwicklungsumgebung bringt. Was an der Sache sogar noch bemerkenswerter ist? Unsere Kunden bevorzugen es auch.

Die angeborene Starrheit des Festpreismodells

Obwohl das FPM offensichtliche Nachteile mit sich bringt, ist es unter den richtigen Umständen eine praktikable Option. So hat man bei vielen kleineren Projekten einen klaren Blick auf das, was vor einem liegt. Daher kann man in der Regel auch schnell abschätzen, wieviel Ressourcen benötigt werden. Die Weichen sind gestellt. Hier erwartet uns ein geradliniger Kurs mit klar definierten Start- und Zielpunkten.
Der geradlinige Ansatz des FPM bietet wenig Flexibilität, allerdings garantiert das geringere Risiko durch die Geradelinigkeit für den Kunden auch das gewünschte Ergebnis. Das Ziel ist oft nicht hoch gesteckt, weshalb mögliche Misserfolge selten zur Gefahr für den Kunden werden. Auch das Budget ist klar definiert, da vor allem in der mittleren Entwicklungsphase und darüber hinaus keine weiteren Erweiterungen zu erwarten sind.

Was ist das Zeit und Material (Z&M) Abrechnungsmodell?

Z&M legt mehr Wert auf die Transparenz der Gesamtprojektkosten. Ein Festpreismodell reduziert die Chancen auf unerwartete Zusatzkosten. Viele Unternehmer ziehen es vor, die Arbeit fertigzustellen und dann kontinuierlich das Kosten/Gewinn-Verhältnis zu messen, wenn neue Angebote verglichen und berücksichtigt werden müssen. Zeit- und Materialabrechnung sind das, was die Erbauer der ägyptischen Pyramiden höchstwahrscheinlich ganz oben auf ihrer Agenda hatten.
Der Bedarf an zusätzlicher Arbeit ist normalerweise ein Zeichen für eine notwendige Verbesserung und sollte kein ständiger Bestandteil der ROI (Return on Investment)-Analyse sein. Das Modell heftet sonst ein festes Preisschild an das gesamte Entwicklungsteam. Projektdelegierte können den Arbeitssatz täglich oder stündlich bewerten. Diese Flexibilität eröffnet Möglichkeiten für spürbare Verbesserungen, wenn sie sich ergeben.

Wie sich das Z&M-Modell von Festpreisabrechnungen oder ähnlichen Alternativen unterscheidet

Selbst das straffste Budget muss während eines Projekts häufig etwas angepasst werden. Bei der Zeit- und Materialabrechnung wird deutlich, dass es sich bei den Zahlen der Finanzplanung nicht um einen statischen Wert handelt. Anstatt so zu tun, als ob eine genaue Projektschätzung auf lange Sicht Geld sparen würde, werden die Projektanforderungen in den Vordergrund gestellt, was die Erfolgsquote erhöht. Das Z&M-Modell suggeriert somit jedoch, dass Investoren zu viel Geld bezahlen könnten - eine berechtigte Sorge. Allerdings wird das Geld nicht für falsche Ideen ausgegeben, sondern für erfolgreiche Versuche, die Grenzen des Projektumfangs zu überwinden und die beabsichtigte Realisierung der ursprünglichen Idee weiter voranzutreiben.

Während der Planungsphase eines jeden Softwareentwicklungsprojekts ist die Hauptidee in der Regel klar formuliert, ebenso wie der Projektumfang und das zugewiesene Budget. Doch auch weniger erfahrene Marketer wissen, dass Vorhersagen letztlich nur Schätzungen sind und häufig oft stark von der Realität abweichen können. Unsere Erfahrungen mit Festpreisprojekten haben gezeigt, dass ein solches Modell oft zu unnötigen Diskussionen zwischen unseren Kunden und uns geführt hat. Jedes Mal, wenn eine Verbesserungsidee auf den Tisch kam, ging sie als verpasste Chance durch, da alles, was außerhalb der bereits vertraglich vereinbarten Anforderungen liegt, ein offenes Thema ist. Mit Z&M wird die Energie des Entwicklungsteams und der Kunden in sinnvolle Aufgaben kanalisiert. Andernfalls kommt es zu vorhersehbaren Diskussionen, die alle Parteien unzufrieden und möglicherweise sogar verärgert zurücklassen.

Die Vorteile der Zeit- und Materialabrechnung

Aus der Sicht eines Entwicklers ist Z&M ein sehr angenehmes Modell. Wenn der Kunde eine Idee außerhalb der ursprünglichen Anforderungen entwickelt, kann er sie besser bewerten, bevor er weitermacht. Das Z&M-Modell begrüßt und fördert Innovationen, weshalb es mittlerweile auch von immer mehr vorausschauenden Geschäftsleuten genutzt wird.

Kommunikation & Interessenkonflikte

Bei Projekten mit festem Budget droht die Gefahr von Misskommunikation. Die Gefahr eines Kommunikationsabbruchs ist meist auf Diskrepanzen zwischen dem Endprodukt und den Vorstellungen des Kunden zurückzuführen. Beim Z&M-Modell ist die Kommunikation aufgrund des häufigen Feedback-Austauschs zwischen den Beteiligten schon von Natur aus stark.
Anstatt dass die Entwickler jede neue Änderung als Verstoß gegen den vereinbarten Umfang darstellen, stehen Auftraggeber und Entwickler gemeinsam am Reißbrett. Sie entscheiden gemeinsam über das Schicksal des Projekts, auch in der Endphase. Kunden möchten selbst in das Projekt einbezogen werden. Das sieht man besonders im eCommerce, wo Kunden in der Regel schon viele mentale und physische Ressourcen in ihr Online-Projekt investiert haben.

Agile und Z&M

Nachdem wir uns schon mal mit den vielen Vorteilen von Agile beschäftigt haben, stellen wir hier mit Freude fest, dass sie sich perfekt mit dem Ansatz der “Zeit- und Materialabrechnung” kombinieren lässt. Beide Praktiken haben die notwendigen Gemeinsamkeiten, um sie miteinander zu kombinieren. Kombiniert können sie ein Entwicklungsprojekt zu einem wahren Erfolg machen. Bei Agile überwacht der Kunde die Produktentwicklung in jeder Phase und kann die genaue Umsetzung der ursprünglichen Idee verfolgen. Im Vergleich dazu sieht der Kunde bei einer konservativeren Herangehensweise an das Projektmanagement, wie z. B. beim Wasserfall-Modell, das endgültige Produkt nur einmal - wenn es zur Markteinführung bereit ist.
Dem letzten Eindruck eine solche Bedeutung beizumessen, ist ein hohes Risiko - besonders dann, wenn es sich um ein großes oder kompliziertes Projekt handelt. Man kann sich leicht vorstellen, wie unsichtbare Fehler bei der finalen Produktpräsentation dramatisch zutage treten können und unzählige investierte Arbeitsstunden und Anstrengungen ruinieren. Kontinuierliches Feedback ist in nicht-linearen Ansätzen des Projektmanagements fest verankert. Daher treten unerwünschte Probleme auch nur äußerst selten unerwartet auf. “Das ist nicht das, was ich bestellt habe!
Für Unternehmer wäre es fatal, wenn sie ihren Kunden ein fehlerhaftes Produkt präsentieren müssten. Das Z&M-Modell ist daher für Entwickler als auch ihre Klienten eine gut geeignete Lösung und wird von immer mehr digitalen Agenturen und ihren eCommerce-Klienten genutzt.
Agile beinhaltet die Zeit- und Materialabrechnung bereits. Zeit und Ressourcen sind zwei der wichtigsten Faktoren bei der Erstellung eines genauen Kostensatzes für die Projektplanung und Entwicklung im eCommerce. Da diese Methodik neue Änderungen begrüßt, erkennen Entwicklungsteams aufkommende Verbesserungsmöglichkeiten sofort und teilen sie mit den Kunden. Der Kunde nimmt die Vorschläge mit offensichtlichen Vorteilen bereitwillig an. Er kann sein Produkt ohne die vertraglichen Verpflichtungen, die mit Festpreismodellen verbunden sind, feinjustieren. Z&M reduziert auch den Bedarf an juristischer Dokumentation, die sonst notwendig ist, um solche plötzlichen Änderungen am Hauptplan zu beschreiben und zu berücksichtigen.
Zusammenarbeit ist einfach in unseren Genen verankert. Der prähistorische Jäger erklärte sich bereit, einen Teil seines Fleisches mit denen zu teilen, die ein Feuer machten. Die Partnerschaft zwischen Z&M und Agile trägt in ihrem Wesen einen Funken der prähistorischen Synergie in sich. Abgesehen von der bequemen technischen Kompatibilität fördert das Modell auch eine verbesserte Kommunikation zwischen dem Softwareentwicklungsteam und dem Kunden. Softwareentwicklungsprojekte können schnell starten. Da neue Änderungen kein Chaos mit anstehenden Vertragsänderungen verursachen, reduziert Z&M in der Regel auch die Gesamtmenge an Papierkram, die benötigt wird. Kosten für die Verwaltung dieser Papierberge werden ebenfalls reduziert.
Der Kostensatz des Z&M-Modells deckt in der Regel die Arbeit eines ganzen Teams von ausgebildeten Fachleuten ab. Dank der Light-Policy für die Gesamtprojektkosten unterscheidet sich dieses engagierte Team manchmal nicht von einer aufwendigen Inhouse-Lösung. Das Software-Entwicklungsteam, das nach der Z&M-Struktur arbeitet, hat die Hingabe, das Projekt auch wirklich gut abzuschließen. Die Teammitglieder bleiben immer im Kontext des Projekts, weshalb das Endprodukt das Gefühl der Ganzheitlichkeit erhält, das die meisten starken Marken haben und ausstrahlen.
Dank des Z&M-Ansatzes haben die Kunden einen ununterbrochenen Blick auf den gesamten Prozess, und ihr Platz darin hat die erhöhte Bedeutung, die Kunden mit der Zeit mehr schätzen. Zum Beispiel ist es bei der Entwicklung einer mobilen App viel wichtiger, die genaue Idee zu verfolgen, als nach Wegen zu suchen, die Gesamtkosten des Projekts zu reduzieren, indem man versucht, das Budget an das anzupassen, was technologisch möglich ist.
Workflow-Transparenz ist entscheidend, um das Vertrauen deiner Kunden zu gewinnen. Das tägliche Protokoll in der Zeit- und Materialabrechnung ist für die Kunden von entscheidender Bedeutung, da dies ihr persönliches Tor zwischen der ursprünglichen Idee und dem, was sie praktisch bekommen, ist.
Der Kunde hat einen genauen Einblick in das Projekt und kann bei Bedarf Walkthroughs machen. Das tägliche Protokoll ist zum Beispiel hervorragend geeignet, um aufkommende Probleme zu erkennen, bevor sie zu groß oder zu kompliziert werden, um sie zu lösen. Oft ist die fertige Idee des Kunden nicht ideal, und sie erkennen das schließlich an und gestehen es ein. Eine Entscheidung, die den Kurs des Projekts verändert, kann als plötzliche Erkenntnis in der Mitte des Projekts kommen. Die Idee des Z&M-Modells ist es, den Boden für Ideen zu ebnen, die sonst von gedeckelten Kosten oder fehlgeschlagener Kommunikation eingeschränkt werden. Z&M reagiert milde auf das, was - bei vorsichtigeren Ansätzen des Projektmanagements - der Grund für ein totales Scheitern sein kann. Das Eisen schmieden, solange es noch im Feuer ist - Genau das macht das Z&M-Modell aus.

Z&M - Unser Urteil

Obwohl fortschrittliche Methoden wie Agile oder das Z&M-Modell bei weitem keine Universallösung sind, versuchen sie, Fallstricke anderer Modelle zu beheben. Oft kommt es vor, dass Entwickler in ihrem Tun versuchen, die angesammelten Fehler der Vergangenheit zu verbessern. Wir vergleichen Zeit- und Materialabrechnung mit einem Festpreismodell, glauben aber, dass das eine von den Fehlern des anderen zehrt. Wären nicht alle Probleme der Vergangenheit, die mit starren Bedingungen und Vereinbarungen zusammenhängen, hätten weder Anbieter noch Kunden nach einer verbesserten Methode der Zusammenarbeit gesucht oder die Effizienz des Softwareentwicklungsprozesses erhöht.
Ansätze wie Z&M stärken die Beziehungen zwischen dem Softwareentwicklungsteam und den Menschen hinter der Idee, die sie zu realisieren versuchen. Jede schnell ladende Mobile Commerce App demonstriert ein technologisches Können. Jedoch wäre das natürlich vielleicht nicht möglich gewesen, wenn es keine Kommunikation über den gesamten Prozess gegeben hätte, die zu diesem positiven Ende geführt hat. Die zunehmende Nutzung des Z&M-Modells ist eines der Anzeichen dafür, dass sich die eCommerce-Branche immer weiterentwickelt Diese moderne Herangehensweise an Weblösungen ist schon jetzt sehr präsent und wird uns in Zukunft sicher noch häufiger begegnen.

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Autor

Andreas Maier, CEO

Andreas ist ein ergebnisorientierter CEO, der knapp 30 Jahre an Erfahrung in der Hightech-Branche mit sich bringt. Seine Führungsrollen in Fortune-100 Unternehmen wie bei rentalcars.com (PCLN) und Intrasoft International, einem führenden R&D 21 Softwareanbieter mit Sitz in der EU, verleihen ihm wertvolle Kompetenzen.
Er hält einen Doktortitel der Universität Köln im Fachbereich Neuronale Netze.
Andreas gründete und mitbegründete in seiner Karrierelaufbahn zahlreiche erfolgreiche Startups wie XXL Cloud, ein Cloud-Speicherdienst, der letztendlich von einem Wettbewerber übernommen wurde.