Für eine bessere Organisation Ihrer digitalen Zeit

Jeder in der IT-Branche kennt die unvermeidliche Zeit, die wir im Durchschnitt damit verbringen, auf blinkende Pixel zu starren. Unser berufliches Leben ist eng mit einem Bildschirm verbunden, der uns hilft mit interaktiven Daten zu arbeiten. Obwohl IT-Spezialisten sicherlich die Hitliste anführen, bekommen auch einige andere Berufe eine hohe Dosis an Bildschirmzeit. Aber wie schaffen wir den goldenen Schnitt zwischen einem gesunden Leben und einer optimalen Arbeitsleistung?

Im Online-Marketing kleben wir an den Bildschirmen, wenn wir unsere perfekte Kampagne planen und durchführen. Die sozialen Medien bringen uns bei, ständig auf unser Handy zu schauen, um auf dem Laufenden zu bleiben, und lassen uns bei jedem Hinweiston nach unseren elektronischen Geräten greifen. Unser Körper lernt mit der Zeit, mit dieser Gewohnheit umzugehen, aber auf lange Sicht zwingt die kumulierte Belastung durch die ständige Alarmbereitschaft unser Gehirn dazu, verzweifelt zu hoffen, dass wir irgendwie aus der Situation herauskommen und die Notbremse ziehen.

Viele Statistiken weisen auf ein wachsendes Problem hin: Die Menschen verbringen zu viel Zeit mit ihren Lieblingsgeräten. Die Tragbarkeit von Smartphones hat unsere Verbundenheit auf ein Niveau gehoben, das wir als Mitglieder der Gesellschaft oder als Berufstätige noch nie erlebt haben. Ist die zunehmende Zeit, die wir mit der Arbeit an Geräten verbringen, nicht ein natürlicher Effekt der Spitzentechnologie? Nimmt der Verlauf unserer menschlichen Evolution irgendwo auf dem Weg eine unerwartete Wendung?

Verstärkt durch die Pandemiebedingungen kann es für den kreativen Teil unserer Belegschaft inspirierend sein, von zu Hause aus zu arbeiten. Es ist jedoch auch klar, dass trotz der unglaublichen Möglichkeiten, die der technische Fortschritt und die Automatisierung bieten, nicht alle Aufgaben an eine KI übertragen oder von Telearbeitern erledigt werden können. Die Technologie ist da, um uns zu helfen, aber es stellt sich heraus, dass es leicht ist, sie ungewollt zu missbrauchen. Viele sind in diese Falle getappt – wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen dabei hilft, nicht das Opfer der smarter Technologie zu werden.

Wir nutzen digitale Werkzeuge, um unseren Lebensunterhalt zu verdienen, also wäre es keine Lösung, sie einfach beiseite zu legen. Wir müssen die Produktivität erhalten, also müssen wir herausfinden, zu welchem Preis dieses empfindliche Gleichgewicht zu haben ist.

Seien Sie der Meister Ihres Tagesablaufs

Entwickler starren stundenlang auf Monitore und können ausgedehnt über das beste Farbschema für ihren bevorzugten Texteditor sprechen. Die Augen unserer E-Commerce-Teammitglieder zum Beispiel werden durch unzählige Stunden Bildschirmarbeit gequält. Die meisten von ihnen verwenden auch mehr als einen Bildschirm gleichzeitig.
Sie werden Ihnen sagen, dass Pausen vom Bildschirm notwendig sind, aber bei chronischer Bildschirmarbeit ist es leicht, die SOS-Signale zu ignorieren, die Ihr Körper irgendwann auszusenden beginnt.

Sie können den optimalen Nutzen aus Ihren Bildschirmpausen ziehen, wenn Sie eine gewisse Regelmäßigkeit einhalten. Digitale Bildschirme haben eine Art magische Wirkung auf die menschlichen Augen – wir vergessen zu blinzeln, während wir sie betrachten. Dieses ständige Starren führt dazu, dass die Augen schneller ermüden. Wir ertappen uns dabei, wie wir uns mit den Fingerknöcheln über die Augäpfel reiben – eine der vielen Gegenmaßnahmen, die nicht nur nicht helfen, sondern sogar noch mehr Schaden anrichten. Die kleinen Pausen, die speziell den Augen gewidmet sind, sollten von den längeren Pausen getrennt werden, die explizit dem Training der Körpermotorik dienen: ein paar Dehnübungen hier und da und ein gelegentlicher – aber sehr nützlicher – kurzer Spaziergang direkt nach dem Mittagessen.

Als Teil des globalen Teams von Tastaturkämpfern werden unsere Augen im Vergleich zum Rest unseres Körpers immer am stärksten belastet. Das sitzende Leben von Computerspezialisten kann zu einem Weg führen, der auch ziemlich ernste Folgen haben kann. Es liegt in unserer Verantwortung, uns das immer wieder vor Augen zu führen. Das vergisst man leicht; deshalb sollten wir alle positiven Verbesserungen sofort in unsere tägliche Routine einbauen.

Wir respektieren immer die kurzen Pausen, die wir nutzen, um unserem Körper zu helfen, sich von der Belastung zu erholen. Obwohl jeder von uns einzigartige Qualitäten als Fachmann hat, gibt es Gemeinsamkeiten in unserer Herangehensweise an die Selbstverbesserung: Es ist ein ständiger Prozess für alle.
Ob Sie nun Kardiologe sind, ein TSA-Agent, der das Gepäck mit Röntgenstrahlen kontrolliert, oder ein Software-Ingenieur – Ihre Augen sind Ihre besten Werkzeuge. Wie jedes andere Werkzeug, das durch starke Beanspruchung strapaziert wird, brauchen auch Ihre Augen Pflege – Augenpflege sollte oberste Priorität haben. Stellen Sie sich vor, wie mühsam Ihre Arbeit wäre, wenn Ihre Sehkraft beeinträchtigt wäre.

Ihre morgendliche Planung sollte auch eine grobe Übersicht über alle aufeinander folgenden Pausen enthalten, die Sie haben. Da die morgendliche Produktivität im Allgemeinen im Laufe des Tages langsam abnimmt, beginnt sie in der Regel in einem „hohen Gang“ und nimmt dann allmählich das Tempo zurück. Unabhängig davon, ob Sie in den frühen Morgenstunden am produktivsten sind oder ob sich die Reduzierung der Bildschirmzeit speziell auf Sie auswirkt, kommt es darauf an, Ihren persönlichen Arbeitsrhythmus herauszufinden.
Ihr ideales Arbeitstempo zu finden, ist schwierig, denn es ist nicht immer das, was Sie bisher als das Beste für sich selbst angenommen haben. Wie wir alle zugeben, ist es sehr leicht, von der Arbeit gefangen zu werden und die regelmäßigen Pausen zu vergessen. Sobald Sie sich jedoch auf Ihren optimalen Arbeitstakt eingestellt haben, wird Ihre Produktivität exponentiell steigen.

Verbessern Sie Ihre Arbeitsmuster mit asynchroner Kommunikation

Der Begriff Instant Messenger ist mit vielen Bedeutungen aufgeladen. Eine davon bezieht sich auf die Geschwindigkeit der Informationsübertragung – Nachrichten kommen sofort an. Die Technologie ermöglicht es uns, über die größten physischen Entfernungen hinweg fast ohne Verzögerung zu kommunizieren. Wir können mit jemandem sprechen, der sich auf der anderen Seite des Planeten befindet, ohne dass wir uns gegenseitig überhören. Vor Jahrzehnten war dies noch undenkbar und noch vor wenigen Jahrhunderten waren Brieftauben das Mittel der Wahl für die Kommunikation über große Entfernungen. Innerhalb eines kurzen Zeitraums haben wir, evolutionär gesehen, einen riesigen technologischen Sprung gemacht. Wir wurden schnell zu Meistern in der Entwicklung neuer Technologien und in der Suche nach ihrer besten Anwendung.

Wir haben das Niveau der Mensch-Maschine-Synchronisation erreicht, das es uns ermöglichen wird, jedes Land und jeden Kontinent in ein Netzwerk einzubinden, das den Hochgeschwindigkeitsdatenaustausch unterstützt. Einige KI-Technologien können mit der Intensität dieser Prozesse mithalten, aber für unser menschliches Gehirn kann diese extreme Geschwindigkeit eine große Herausforderung darstellen. Wir müssen erkennen, wann wir eine Pause von der Kommunikation brauchen.

Asynchrone Kommunikation ist eine relativ neue Methode, die einen Schritt zurücktritt von dem, was Spitzentechnologie letztlich leisten kann, und sich stattdessen auf unsere Grenzen als menschliche Wesen konzentriert; jeder von uns hat einen einzigartigen Denkprozess, Fähigkeiten und Arbeitsansatz. Die wahre Macht der Technologie wird jedoch nicht immer durch unsere Fähigkeit, sie zu schätzen, aufgewogen. Jedes Mal, wenn wir mit Begeisterung unglaubliche neue Technologien wie Mobiltelefone nutzen, müssen wir alle Aspekte berücksichtigen, wie diese unweigerlich unser Leben verändern werden.

Wir nutzen zum Beispiel Instant Messenger und Live-Chatbots, aber das ständige Überprüfen von Updates und die Störung durch Alarme beeinträchtigen unsere Produktivität. Bei einem erfolgreichen Problemlöseprozess geht es darum, die Zeit ohne Unterbrechungen zu nutzen und sich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren. Unser produktiver Output wird durch die kollektive Leistung all dieser kleineren, unabhängigen Aufgaben dargestellt. Wenn wir unsere volle Aufmerksamkeit vorübergehend und ununterbrochen einer einzigen Aufgabe widmen, kann uns jede Unterbrechung dazu bringen, „zwei Schritte zurück zu gehen“.

Der Hinweiston einer Nachricht kann leicht die Integrität und das Eintauchen in den Problemlöseprozess unterbrechen und sogar dessen Wiederaufnahme erschweren oder verzögern.
Asynchrone Kommunikation ist eine intelligente Art, wie Menschen Spitzentechnologie nutzen können, um in ihrem Beruf das Beste aus sich herauszuholen. Telearbeit ist ein Paradebeispiel dafür, wie Unternehmen es schaffen, ihre internen Arbeitsabläufe neu zu gestalten.
Ein Fluglotse wird Sie davon überzeugen, dass Echtzeitkommunikation entscheidend ist. Die Steuerung der Flugbahn in der Luft mit unterschiedlichen Strecken ist mit einem starken Gespür für Notfälle verbunden. Für alles, was nicht unmittelbar dringlich ist, könnte synchrone Kommunikation jedoch störend oder ablenkend wirken.

Die Definition und Abgrenzung von Notfallaufgaben vom übrigen Tagesgeschäft kann eine schwierige Aufgabe sein. Es gibt keinen falschen Zeitpunkt, um Ihre Arbeitsleistung zu verbessern. Die Verbesserung Ihrer Kommunikationsfähigkeiten steht in engem Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Entwicklung, unabhängig von Ihrem Studienfach oder Ihrer Branche.

Abgesehen von den persönlichen Vorteilen kann asynchrone Kommunikation auch gut für Ihr Team sein. Schon wenige Minuten Unterbrechung können dazu führen, dass Ihre Teammitglieder unruhiger werden und sich weniger auf ihre Aufgaben konzentrieren. Anders als bei der Online-Kommunikation – die nicht immer notwendig ist – sollten Ihr Zeitplan und Ihre Arbeitsmoral immer mit Ihrem Team synchronisiert sein.

Obwohl Instant Messenger das Rückgrat der internen Kommunikation von Teams sind, hat die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht unbestreitbare Vorteile, wenn es um die Qualität geht. Den Unterschied zwischen beiden zu erkennen, ist eine universelle Herausforderung. Das Problem und der Problemlöseprozess bleiben in jeder Kommunikation bestehen, sei sie persönlich oder beruflich.

Handschriftlich, nicht getippt

Nehmen wir die Arbeit eines E-Commerce-Teams als Beispiel. Software-Ingenieure, Qualitätsmanager oder Projektmanager haben eine rein digitale Arbeitsleistung. Online-Tools sind Hammer und Meißel eines jeden IT-Mitarbeiters und wir bei CodeCoda vertrauen auf solche Tools – unsere Arbeit und Kommunikation hängen praktisch von ihnen ab.

Jedes E-Commerce-Teammitglied unterscheidet sich von den anderen durch seine persönlichen Vorlieben für die Aufgabenverwaltung und die Erstellung von Notizen. Einige der beliebtesten sind Jira, Trello, Asana oder sogar Monday.com. Unabhängig davon, für welches digitale Aufgabenverwaltungssystem Sie sich entscheiden, gibt es noch etwas anderes, das Sie nutzen können. Handschriftliche Notizen haben eine außerordentliche Kraft zur Steigerung der persönlichen Produktivität und Entwicklung. Ein gewöhnlicher Bleistift ist eine bescheidene Erinnerung daran, dass nicht alle Tools, die wir verwenden, in die schützende Aura der Cloud fallen. Und es stimmt – nicht alles, was zum Erfolg eines E-Commerce-Projekts beiträgt, sollte zu 100 % cloudbasiert sein. Zu den Dingen, die nicht in der Cloud liegen, gehören Ihre Notizen, vorzugsweise Ihre handschriftlichen Notizen. Hier ist der Grund dafür.

Abgesehen von dem visuellen Kontrast zwischen Tinte und Papier prägen sich handschriftliche Notizen besser in Ihr Gedächtnis ein und sind leichter abrufbar. Die Wissenschaft, die hinter diesem Phänomen steht, hat etwas mit Ihrer Hand-Augen-Koordination zu tun. Ihr Gehirn zeigt ein einzigartiges Muster, um handschriftliche Erinnerungen zu speichern, das durch die besondere Verbindung Ihres Gehirns mit Ihren Extremitäten verstärkt wird. Stift und Papier sind eine hervorragende Gelegenheit, um Ihren täglichen Arbeitsplan oder andere wichtige Punkte zu notieren, die Ihren offiziellen Beitrag zu einer Teamarbeit einleiten.

Allein die Anwesenheit von Stift und Papier in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes kann dazu beitragen, dass Sie weniger von der überwältigenden Wirkung digitaler Werkzeuge abgelenkt werden.
Notizen auf Papier bringen das starke Gefühl der Unumkehrbarkeit. Wenn wir auf einer Tastatur tippen, kann alles, was neben dem blinkenden Cursor steht, schnell erscheinen oder verschwinden. Tinte auf Papier trägt eine lebendigere geistige Note und hilft unseren Erinnerungen, sich besser zu verfestigen. Beim Schreiben von Notizen ist man daher vorsichtiger und denkt kritischer nach, bevor man etwas aufschreibt.

Zeit, an die Arbeit zu gehen

Genau wie wir verbringen auch die meisten unserer Kunden und Partner einen großen Teil ihrer täglichen Arbeit vor einem Laptop- oder Tablet-Display. Als fortschrittlicher Anbieter von E-Commerce-Lösungen verstehen wir die körperliche Belastung, der jeder in der IT-Branche täglich ausgesetzt ist. Die Arbeit ist unsere Leidenschaft und wir wissen, dass jede Leidenschaft dazu führt, dass wir uns völlig verausgaben. Eine leidenschaftliche Hingabe kann manchmal wie ein Tunnelblick wirken und uns dazu bringen, wichtige Nebenfaktoren zu ignorieren und die Konsistenz unserer Arbeitsroutine zu unterbrechen.

Kurz gesagt: Um Ihr digitales Arbeitspensum zu verbessern, probieren Sie am besten gezielt einige unserer handverlesenen Tipps aus und prüfen Sie, wie sie sich auf Ihre tägliche Routine anwenden lassen. Im Laufe der Jahre, in denen wir digitale Tools erstellen und optimieren, haben wir gelernt, dass die Optimierung Ihrer persönlichen Entwicklung das ist, was am meisten zählt. Sie ist wichtiger als ein erfolgreiches Projekt, denn der positive Effekt jeder persönlichen Verbesserung wird schrittweise alle Ihre nachfolgenden Leistungen und die Leistungen Ihres Teams verbessern.

Falls Sie es noch nicht getan haben, ist es nun an der Zeit, Ihren Ansatz für einen gesunden Arbeitsrhythmus zu überdenken. Wenn Ihr Körper und Ihr Geist besser synchronisiert werden, dann sind Sie auf dem besten Weg zu einer optimalen Produktivität. Und all dies könnte sich auf Ihr Team und Ihre Kunden auswirken.

Lassen Sie uns also an die Arbeit gehen und eine bessere Version von uns selbst werden.