Bewährte Praktiken für die Remote-Arbeit
Remote-Arbeit ist kein neuer Trend. Schon vor der Covid-19-Pandemie und der globalen Abriegelung waren Remote-Arbeitsplätze ein wichtiger Bestandteil vieler Beschäftigungsmodelle. Der Aufschwung der Technologie und der Freiberuflichkeit förderte das Konzept der Remote-Arbeit, während die Pandemie und die anschließende Abriegelung ihm einen Aufschwung gaben.
Remote-Arbeitsplätze haben etwas Aufregendes an sich. Im Laufe der Jahre wurden sie von Unternehmern, Internetunternehmern, Freiberuflern und einigen Tech-Angestellten wegen ihrer Lockerheit, Freiheit und Leichtigkeit zum Hype. Trotz der attraktiven Vorteile warnen einige Experten vor negativen Folgen – wie Isolation oder verringerter Produktivität.
Da die Pandemie und ihre schrecklichen Folgen weiter anhalten, stürzen sich immer mehr Menschen in ein System, das sich stark von der ihnen bekannten Bürostruktur unterscheidet. Obwohl die Pandemie Softwareentwickler vor besondere Herausforderungen gestellt hat, haben die Auswirkungen die gesamte Belegschaft getroffen, unabhängig von der Branche. Natürlich konnten sich nicht alle Mitarbeiter richtig darauf einstellen, einige sind auf das Prinzip von Versuch und Irrtum angewiesen.
Nicht nur die Beschäftigten einer Branche haben zu kämpfen. Viele Unternehmen und Organisationen sind für diesen Übergang schlecht gerüstet und kämpfen darum, sich anzupassen und ihr Geschäft am Laufen zu halten.
Nicht jeder ist für die Arbeit aus der Ferne gut gerüstet – sowohl physisch als auch psychisch. Arbeit von Zuhause (auch Telearbeit genannt) hat zwar offensichtliche Vorteile, stellt aber auch eine Gefahr für undisziplinierte Mitarbeiter, für diejenigen, die auf die soziale Seite der Arbeit angewiesen sind und für faule Menschen dar.
Wenn es um mögliche Probleme geht, sind nicht nur Berufsanfänger betroffen. AuchArbeitsveteranen sind von der Remote-Arbeit ausgelaugt und überfordert. In einem BBC-Beitrag geht es um die Ermüdung durch Videoanrufe und die Überforderung von Menschen, die zu Hause so tun müssen, als seien sie an einem Videoanruf interessiert, während sie durch andere Dinge abgelenkt werden.
Da wir uns bei der Remote-Arbeit in einer komplizierten Lage befinden, habe ich beschlossen, einige Möglichkeiten zu erforschen, um dieses Problem angemessen zu lösen. Dieser Beitrag wirft einen Blick auf einige der besten Praktiken für Remote-Arbeit – sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer.
Die besten Remote-Praktiken für Arbeitnehmer
Kleiden Sie sich angemessen und machen Sie Ihr Bett
Wenn Menschen das Haus verlassen müssen, um zur Arbeit zu gehen, kümmern sie sich zuerst um grundlegende Aufgaben, wie das Machen des Bettes und die Auswahl des passenden Outfits für den Tag.
Das Bettmachen scheint so gewöhnlich zu sein, aber eine von GoodHouseKeeping durchgeführte Umfrage unter tausend Menschen ergab, dass diejenigen, die einige Minuten damit verbringen, ihr Bett zu machen, ein produktiveres Leben führen. Mit etwas so Einfachem wie dem Machen des Bettes kann man sich besser auf den kommenden Tag vorbereiten, mit einem klaren Verstand und Entschlossenheit – und vor allem frei von Unordnung.
Einer der Vorteile der Arbeit von zu Hause aus ist, dass man sich keine Gedanken über sein Outfit machen muss. Sie könnten es praktisch im Schlafanzug schaffen. Aber Ihr Outfit ist der Produktivität eventuell abträglich, denn eine nachlässige Kleidung lässt auf eine ähnliche Art von Arbeitsleben schließen. Wenn Sie den ganzen Tag im Schlafanzug herumlungern, werden Sie leicht faul und gelangweilt. Man wird untätiger, weil man zu bequem ist.
Um Ihren Tag angenehmer zu gestalten, sollten Sie sich schick anziehen. Unabhängig davon, ob Sie jemand sieht oder nicht, wird dies Ihr Selbstvertrauen und Ihre Produktivität steigern. Bei Besprechungen mit anderen Mitarbeitern oder Kunden, müssen Sie gut und entspannt aussehen. Wenn Sie herumlaufen und versuchen, sich für einen Termin anzuziehen, werden Sie nur noch unruhiger und nervöser.
Die Work-Life-Balance aufrecht erhalten
Wenn man in einem Büro arbeitet, kommt es zwangsläufig zu einer Verzögerung beim Weg zur Arbeit. Ein Aspekt bei der Remote-Arbeit ist die Möglichkeit, zur eigenen Zeit und am eigenen Ort zu arbeiten. Aber wie gut ist das? Sind Sie bereit, die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben zu verwischen, wenn Sie von Zuhause aus arbeiten?
Die Arbeit ist immer in Reichweite und im Idealfall im Laptop im Zimmer, Besprechungen können jederzeit stattfinden, Vorgesetzte könnten Prioritäten neu zuweisen und E-Mails sind zum Greifen nah. Wenn man sein Zuhause in eine Arbeitsumgebung verwandelt, kann man sich leicht dazu hinreißen lassen – wie manche Workaholics – rund um die Uhr zu arbeiten.
An Orten, die noch streng abgeschottet im Lockdown sind, müssen sich einige Mitarbeiter zusätzlich um ihre Kinder und andere Aufgaben kümmern, die sie sonst gerne auslagern. Ohne ausreichende Unterstützung könnten diese Personen mit einer erheblich überfordernden Realität konfrontiert werden.
Eine Möglichkeit, ein gesundes Gleichgewicht zwischen Leben und Arbeit aufrechtzuerhalten, besteht darin, einen Zeitplan zu erstellen, der auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. Legen Sie eine Routine für wiederkehrende Ereignisse fest und planen Sie auch mögliche Unterbrechungen ein. Besorgen Sie sich Produktivitätstools, die Ihre Zeit erfassen, damit Sie Ihr Zeitmanagement analysieren können. Ohne eine grundlegende Selbstreflexion könnten Sie am Ende zu viel Zeit aufwenden, die Sie an anderer Stelle besser gebrauchen könnten.
Disziplinlosigkeiten und Ablenkungen eindämmen
Einige von Arbeitnehmern genannte Ablenkungen im Büro: laute Kollegen, die Einstellung der Klimaanlage, die Beleuchtung, zufällige und häufige Besprechungen und Kollegen, die an ihrem Schreibtisch vorbeikommen. Das Homeoffice bringt jedoch seine eigenen Ablenkungen mit sich.
Wenn der Fernseher läuft, kann er ein Ärgernis sein, auch wenn Sie nicht aktiv schauen. Ohne externe Aufsicht könnten Sie auch ein Opfer wie in den erschreckenden Statistiken über die Nutzung von Social-Media-Anwendungen werden.
Ablenkungen kommen auch in menschlicher Form vor. Jemanden, der den ganzen Tag zu Hause bleibt und arbeitet, umgeben andere störende Einflüsse. Eltern, Partner oder Freunde von Mitarbeitern, die den ganzen Tag zu Hause sind, nehmen deren Anwesenheit manchmal als selbstverständlich hin, beginnen Gespräche zu unpassenden Zeiten, teilen Aufgaben als Teil ihres Arbeitsablaufs zu oder stören einfach.
Um der Disziplinlosigkeit und den Ablenkungen in einem überfüllten Haus zu entgehen, können Sie Ihre Arbeit nach draußen verlegen. Cafés, Bibliotheken und gemeinsam genutzte Büroräume eignen sich perfekt für einige Remote-Arbeitsplätze. Apps wie Toggl Track und Hours sind gut geeignet, um Zeitpläne zu erstellen und die Produktivität zu verfolgen.
Telefon-Apps wie Flipd sperren Ihr Telefon für einen bestimmten Zeitraum und verhindern sogar, dass Sie schummeln (z.B. das Telefon neu starten, um die Sperre zu umgehen). Dieser ununterbrochene Zeitrahmen ist ausschließlich für die Arbeit vorgesehen. Diese Funktion scheint für Personen, die nicht Social Media süchtig sind, hart zu sein, aber sie funktioniert für alle, die gerne mit tragbaren Geräten arbeiten. Flipd reduziert eine Menge unnötiger Bildschirmzeit, damit Sie sie in produktive Arbeit umwandeln können.
Umgang mit Isolation
Nicht jeder, der ein Homeoffice betreibt, hat jemanden, der ihm Gesellschaft leistet. Die Arbeit von Zuhause aus unterscheidet sich nur geringfügig von der Betriebsamkeit im Büro. Wenn man seine Kollegen im Büro sieht und sich mit ihnen unterhält, hat das seine eigene Energie, die auf einen abfärbt. Manche Menschen profitieren mehr als andere davon, in einer Büroumgebung zu arbeiten.
Eine kürzlich durchgeführte Umfrage hat ergeben, dass sich kanadische Arbeitnehmer zu Hause isoliert und einsam fühlen. Der Mangel an Zusammenarbeit im Büro fordert seinen Tribut von den Mitarbeitern, die nicht im Büro arbeiten. Selbst der allseits bekannte Smalltalk am Wasserspender kann den Schalter umlegen und für positive Stimmung sorgen.
Um die Auswirkungen der Isolation zu bekämpfen, wenden wir uns an unsere bewährten Tools für die digitale Kommunikation – Slack, Social Media Apps und Gruppenchats. Selbst wenn Sie physisch von Ihren Kollegen getrennt sind, ist es am besten, regelmäßig mit ihnen zu sprechen. Sprechen Sie sie proaktiv an; es ist immer möglich, den Tag von jemandem mit einem einfachen Ping zum Besseren zu verändern.
Lernen, kohärent und intelligent zu schreiben
E-Mails sind das wichtigste Kommunikationsmittel für Remote-Arbeiter. Lernen Sie, richtig und logisch zu schreiben. Andernfalls könnten Ihre Kollegen das, was Sie sagen, leicht falsch interpretieren.
Die Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern bedeutet oft, dass Sie Kommentare, Berichte, Feedback und Bewertungen im Arbeitsbereich oder in einem Gruppenchat schreiben. Tun Sie dies mit Wohlwollen. Vermeiden Sie unprofessionelle Abkürzungen, Umgangssprache und Slang, die andere verwirren und unethisch erscheinen könnten. Seien Sie so professionell wie möglich.
Vermeiden Sie es, in GROSSBUCHSTABEN zu schreiben. Das bedeutet „schreien“ und Sie schreien Ihre Kollegen im Büro nicht an, also belassen Sie es besser auf digitalem Boden dabei. Verwenden Sie die richtige Zeichensetzung.
Um Ihre Botschaft zu vermitteln, brauchen Sie keine langen, wortreichen Texte. Wirkungsvolle Botschaften sind präzise, auf den Punkt gebracht und ohne zu viele Adjektive.
Die besten Remote-Praktiken für Unternehmen
Eine gute Remotestruktur
Struktur, Regeln und Organisation sind wichtige Aspekte, weshalb eine Büroumgebung funktioniert. In einem typischen Büro haben die Dinge ihren Platz und ihre Zeit. In ähnlicher Weise muss die Unternehmensleitung separate Regeln, Richtlinien und Grundsätze aufstellen, um die Fernarbeit ordnungsgemäß zu organisieren und sie an den normalen Geschäftsbetrieb anzupassen.
Eine gute Struktur ermöglicht es den Mitarbeitern zu wissen, was sie wann erwarten können, und verhindert Verwirrung und Überraschungen.
Eine Arbeitsstruktur umfasst die notwendigen Arbeitsmittel, Zeitrahmen für Besprechungen, Rollenzuweisungen, individuelle Verantwortlichkeiten und tägliche Arbeitsaktivitäten. Die Mitarbeiter sollten zu jedem Zeitpunkt wissen, an welcher Aufgabe sie gerade arbeiten, welche Teamkollegen sie haben und welche Hilfsmittel für die jeweilige Aufgabe benötigt werden.
Wenn eine Arbeitsstruktur vorhanden ist, können die Mitarbeiter ihre Zeitpläne besser auf ihre Arbeit abstimmen.
Projektmanagement-Tools
Zentralisierte Projektmanagement-Tools sind für jedes Unternehmen, das sich auf ein externes Team verlässt, unerlässlich, um die Arbeit richtig zu erledigen. Die Tools sind für Mitarbeiter und Projektleiter von Vorteil, die über die Arbeit ihres Teams auf dem Laufenden bleiben müssen.
Es gibt eine umfangreiche Liste von Tools oder Software für jeden Aspekt der Remote-Arbeit. TeamViewer und AnyDesk eignen sich hervorragend für den Fernzugriff und Slack sowie MicrosoftTeams eignen sich gut für die Echtzeitkommunikation. Interne Arbeitsabläufe lassen sich mit Apps wie Trello und Asana besser organisieren. Für Videokonferenzen bieten sich Zoom und Skype an. Anwendungen zum Hosten und Freigeben von Dateien sind z.B. Drop oder Google Drive. Für die Online-Terminplanung sind z.B. Calendly oder Google Calendar interessant. Apps zur Zeiterfassung sind z.B. Timely und EverHour. Für die Erstellung von Notizen eignen sich z.B. EverNote und Google Keep. Github eignet sich für die Versionskontrolle und Zusammenarbeit (für Softwareentwickler).
Einige Management-Tools sind nicht kostenlos oder wurden für bestimmte Organisationen entwickelt. Es liegt in der Verantwortung des Unternehmens, die Abonnements für die Plattformen und digitalen Tools zu erneuern, die von den Remote-Teams genutzt werden – nicht die der Teams. Mitarbeiter, die mit einem bestimmten Tool nicht vertraut sind (insbesondere mit maßgeschneiderten Tools), sollten eine Schulung absolvieren, bevor sie es für ihre Arbeit verwenden.
Tools, die in einem Unternehmen auf breiter Basis eingesetzt werden, sollten einfach zu bedienen und für alle bequem sein. Außerdem sollten sie eine gute Erfolgsbilanz vorweisen können und für eine lange Zeit einsetzbar sein. Sie wollen nicht, dass sich Ihr Team an eine Plattform gewöhnt, nur um sie kurz darauf durch eine andere zu ersetzen. Das Springen von einem Tool zum anderen führt zu Störungen im Arbeitsablauf und sollte vermieden werden.
Zusammenarbeit und Kommunikation
Isolation, Einsamkeit und die Trennung von anderen Arbeitnehmern sind typische Probleme, mit denen Arbeitnehmer bei der Remote-Arbeit konfrontiert werden. Regelmäßige Kommunikation ist der Schlüssel zur Schaffung eines nahtlosen Arbeitsablaufs.
Die richtige Art der Kommunikation sollte nicht nur darin bestehen, auf Fehler hinzuweisen. Die Mitarbeiter werden begeistert sein, wenn sie bei den täglichen Aktivitäten des Teams mitreden können. Auch die Vorgesetzten können sich regelmäßig melden, um zu erfahren, wie es allen geht, und die positive Stimmung aufrechterhalten. Regelmäßige interne Kommunikation hält die Moral der Mitarbeiter aufrecht und hilft ihnen, ihr Gleichgewicht zwischen Leben und Arbeit zu finden.
Um die verheerenden Auswirkungen von Isolation und Trennung zu bekämpfen, könnten sich einige Mitarbeiter mit Kollegen zusammenschließen und gemeinsam statt einzeln arbeiten. Es ist schwierig, das gesamte Remote-Team zusammenzubringen, aber Menschen, die zusammenarbeiten, fühlen sich auch stärker für ihre Arbeit verantwortlich.
Feiern Sie Siege und haben Sie Spaß
In einer traditionellen Büroumgebung erhalten die Mitarbeiter Anerkennung für ihre harte Arbeit. Diese Tatsache muss sich in einer anderen Umgebung nicht ändern. Projektleiter sollten Anerkennung und Lob aussprechen, wenn es angebracht ist, um andere zu motivieren und zu ermutigen.
„Ausschließlich Arbeit, ohne Spiel und Spaß, führt zur Langeweile“. Manager können sich überlegen, wie Mitarbeiter aus der Ferne Spaß haben oder sich im Unternehmen austoben können. Sie können zum Beispiel einen Kanal auf Slack für arbeitsfremde Themen wie Filme oder sogar Spiele (wie das Emoji-Spiel) einrichten, an denen jeder frei teilnehmen kann. Solche zusätzlichen Aktivitäten geben den Mitarbeitern etwas, worauf sie sich am Ende des Tages oder der Woche freuen können, und tragen in hohem Maße zur Teamsynergie bei.
Fazit
Es sei darauf hingewiesen, dass die Remote-Arbeit ein kontinuierlicher, schrittweiser Prozess auf beiden Seiten – Unternehmen und Arbeitnehmer – ist. Sowohl die Unternehmen als auch die einzelnen Mitarbeiter sollten sich um ein Gleichgewicht bemühen, je mehr Erfahrung sie sammeln.
Die Synergie zwischen den Menschen und der kollektiven Form, in der sie arbeiten, macht die Unternehmen erst möglich. Die Umstände nach der Pandemie haben uns wieder einmal daran erinnert, dass wir alternative Protokolle als Teil der Geschäftskontinuität planen und akzeptieren müssen.
Obwohl es das Konzept der Fernarbeit schon seit langem gibt, haben uns die aktuellen Umstände eines vor Augen geführt: Was wir als alternativen Weg zum Erfolg betrachten, könnte sehr wohl der einzige Weg werden.
Damit wir uns dieser Realität stellen können, müssen wir uns persönlich gut vorbereiten, aber immer im Hinterkopf behalten, wie wir uns in das Gesamtbild einfügen. Was Unternehmen dazu bringt, zentrale Störungen ihrer Arbeitskultur zu überstehen, hat viel mit ihrer Fähigkeit zu tun, sich gemeinsam anzupassen und Schwierigkeiten zu meistern, nicht nur individuell.
